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Remote Work: Hybrid

Overview:

At Zebra, we are a community of innovators who come together to create new ways of working to make everyday life better. United by curiosity and care, we develop dynamic solutions that anticipate our customer’s and partner’s needs and solve their challenges.

Being a part of Zebra Nation means being seen, heard, valued, and respected. Drawing from our diverse perspectives, we collaborate to deliver on our purpose. Here you are a part of a team pushing boundaries to redefine the work of tomorrow for organizations, their employees, and those they serve.

You have opportunities to learn and lead at a forward-thinking company, defining your path to a fulfilling career while channeling your skills toward causes that you care about – locally and globally. We’ve only begun reimaging the future – for our people, our customers, and the world.

Let’s create tomorrow together.

Provides administrative and clerical support to E-Staff and Senior Vice Presidents. This involves arranging complex travel itineraries, scheduling complex meetings with various types of media and manages interfaces with vendors, third party contractual service providers, investors, members of Board of Directors, and customers. Handles highly confidential documents.

This position will require hybrid work in the Dorval, Canada location

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Fournit un soutien administratif et administratif au personnel électronique et aux vice-présidents principaux. Cela implique d'organiser des itinéraires de voyage complexes, de planifier des réunions complexes avec divers types de médias et de gérer les interfaces avec les fournisseurs, les fournisseurs de services contractuels tiers, les investisseurs, les membres du conseil d'administration et les clients. Traite des documents hautement confidentiels.

Ce poste nécessitera des travaux hybrides dans la région de Dorval, au Canada

Responsibilities:

• Coordinates meetings by managing complex calendars and potential conflicts for E-Staff members and Senior Vice Presidents

• Provide administrative support to both remote and onsite employees, acting as a point of contact for onsite visits, meetings and team events

• Arranges and coordinates highly complex international travel reservations and itineraries

• Interacts with personnel at all organizational levels to coordinate activities, gather information, and prepare reports

• Assembles materials for Board of Director and Committee meetings

• Documents and finalizes meeting minutes

• Handles highly confidential documents

• Interfaces with vendors, 3rd party contractual service providers, investors, members of the Board of Directors and customers

• Provides training and coaching for other administrative employees

• Identifies, initiates and implements improvements of work processes and the department

• Displays considerable judgment, initiative and political sensitivity

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• Coordonne les réunions en gérant des calendriers complexes et des conflits potentiels pour les membres du personnel électronique et les vice-présidents principaux

• Fournir un soutien administratif aux employés à distance et sur place, agissant comme point de contact pour les visites sur place, les réunions et les événements d'équipe

• Organise et coordonne les réservations et les itinéraires de voyages internationaux très complexes

• Interagir avec le personnel à tous les niveaux organisationnels pour coordonner les activités, recueillir de l'information et préparer des rapports

• Rassemble des documents pour les réunions du conseil d'administration et du comité

• Documente et finalise les procès-verbaux des réunions

• Traite les documents hautement confidentiels

• Interfaces avec les fournisseurs, les fournisseurs de services contractuels 3rd party, les investisseurs, les membres du conseil d'administration et les clients

• Offre de la formation et de l'encadrement aux autres employés administratifs

• Déterminer, amorcer et mettre en œuvre des améliorations aux processus de travail et au Ministère

• Fait preuve d'un jugement, d'une initiative et d'une sensibilité politique considérables

Qualifications:

Required:

• HS diploma or GED required

• 6+ years of experience with 3+ years of experience supporting executive level roles

• Advanced computer skills required; working with multiple software packages including word processing, spreadsheet, database and graphic/presentation packages

• Experience working with various systems (travel systems, expense report, etc.)

• Advanced work experience with memos, letters, reports with tables, tabulations, merge document work, creation of spreadsheets with formulas, creation of presentations and graphics

• Ability to work in a matrix organization and follow through on clear commitment and agendas

• Ability to work with a wide range of employees on different levels

  Preferred:

• Associates Degree or Above preferred

• Bilingual in English and French Canadian preferred but not required

  Zebra is an equal opportunity/affirmative action employer committed to a diverse and inclusive workplace. All qualified candidates will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identify, national origin, disability and protected veteran status or any other basis prohibited by law. If you are an individual with a disability and need assistance in applying for a position, please contact us at workplace.accommodations@zebra.com . We will ensure that individuals with disabilities are provided reasonable accommodation to participate in the job application or interview process, to perform crucial job functions, and to receive other benefits and privileges of employment.

Know Your Rights:

https://www.eeoc.gov/sites/default/files/2022-10/EEOC_KnowYourRights_screen_reader_10_20.pdf

Conozca sus Derechos:

https://www.eeoc.gov/sites/default/files/2022-10/22-088_EEOC_KnowYourRightsSp_10_20.pdf

We will ensure that individuals with disabilities are provided reasonable accommodation to participate in the job application or interview process, to perform crucial job functions, and to receive other benefits and privileges of employment. Please contact us to request accommodation.

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Obligatoire :

• Diplôme HS ou GED requis

• Plus de 6 ans d'expérience avec plus de 3 ans d'expérience dans le soutien de rôles de direction

• Compétences informatiques avancées requises ; travailler avec plusieurs progiciels, y compris le traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de données et les progiciels graphiques/de présentation

• Expérience de travail avec divers systèmes (systèmes de voyage, rapport de dépenses, etc.)

• Expérience de travail avancée avec des notes de service, des lettres, des rapports avec des tableaux, des totalisations, des travaux de fusion de documents, la création de feuilles de calcul avec des formules, la création de présentations et de graphiques

• Capacité de travailler dans une organisation matricielle et de donner suite à un engagement et à des programmes clairs

• Capacité de travailler avec un large éventail d'employés à différents niveaux

  Préféré :

• Diplôme d'associé ou supérieur préféré

• Bilingue en anglais et en français canadien préféré mais non requis

  Zebra est un employeur d'égalité des chances et d'action positive engagé dans un milieu de travail diversifié et inclusif. Tous les candidats qualifiés recevront une considération pour l'emploi sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'origine nationale, le handicap et le statut d'ancien combattant protégé ou toute autre base interdite par la loi. Si vous êtes une personne handicapée et que vous avez besoin d'aide pour postuler à un poste, veuillez nous contacter à workplace.accommodations@zebra.com . Nous veillerons à ce que les personnes handicapées bénéficient d'aménagements raisonnables pour participer au processus de demande d'emploi ou d'entrevue, pour exécuter des fonctions cruciales et pour recevoir d'autres avantages et privilèges d'emploi.

  Connaissez vos droits :

  https://www.eeoc.gov/sites/default/files/2022-10/EEOC_KnowYourRights_screen_reader_10_20.pdf

  Conozca sus Derechos :

  https://www.eeoc.gov/sites/default/files/2022-10/22-088_EEOC_KnowYourRightsSp_10_20.pdf

  Nous veillerons à ce que les personnes handicapées bénéficient d'aménagements raisonnables pour participer au processus de demande d'emploi ou d'entrevue, pour exécuter des fonctions cruciales et pour recevoir d'autres avantages et privilèges d'emploi. Veuillez communiquer avec nous pour demander des mesures d'adaptation.

To protect candidates from falling victim to online fraudulent activity involving fake job postings and employment offers, please be aware our recruiters will always connect with you via @zebra.com (https://www.zebra.com/ap/en.html) email accounts. Applications are only accepted through our applicant tracking system and only accept personal identifying information through that system. Our Talent Acquisition team will not ask for you to provide personal identifying information via e-mail or outside of the system. If you are a victim of identity theft contact your local police department.