Job Information
CBRE Adjoint(e) administratif(ve) / Administrative Assistant in Montreal, Canada
Adjoint(e) administratif(ve) / Administrative Assistant
Job ID
203727
Posted
19-Feb-2025
Service line
Advisory Segment
Role type
Full-time
Areas of Interest
Administrative
Location(s)
Montreal - Quebec - Canada
À propos du poste
CBRE Montréal est activement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administrative pour se joindre à notre équipe d’opération. Vous serez amené(e) à travailler sur divers projets internes et externes, à agir en tant qu’adjoint (e) au directeur général et à la directrice des opérations d’affaires et être un remplaçant(e) à la réception. Il s’agit d’un poste permanent à temps plein qui nécessite une présence au bureau.
Vos responsabilités
Aider à maintenir le calendrier du directeur général en organisant des réunions internes, des repas avec des clients et en réservant des vols et des hôtels pour des voyages d'affaires.
Soumettre les rapports de dépenses pour le directeur général.
Préparer divers formulaires pour assurer la diligence interne et la conformité externe avec les organismes de réglementation immobilière.
Assister la Directrice des opérations d’affaires dans la préparation et le classement de divers documents confidentiels.
Maintenir une base de données détaillée des commandites actuelles et potentielles afin de permettre le suivi des avantages, des coûts et des événements liés à la commandite.
Aider à la coordination de divers événements externe.
Assurer une relève pour la réception en accueillant les visiteurs, en redirigeant les appels téléphoniques, et en assurant une gestion de la réception, la cuisine et les salles de conférence.
D'autres tâches peuvent être assignées.
Compétences requises
Baccalauréat dans un domaine pertinent ou 1 à 2 ans d'expérience en tant que soutien administratif à plusieurs professionnels.
Parfaitement bilingue, à l'écrit comme à l'oral.
Connaissance approfondie des produits Microsoft Office.
Approche axée sur le client et solides compétences organisationnelles.
Éthique de travail rigoureuse et respect de la confidentialité, assurant que toutes les informations sensibles sont traitées avec discrétion et intégrité.
CBRE s'engage à être une organisation qui célèbre la diversité comme une force, où les gens ont accès à des possibilités équitables dans un cadre qui favorise l’inclusion. Les employés sont libres d’être eux-mêmes et de progresser au travail.
About the Role
CBRE Montreal is actively recruiting for an administrative assistant to join our operations team. The individual will be brought to work on various internal and external projects, provide administrative support to the branch’s managing director and director of operations, and act as a back-up for reception. This is a full-time permanent position requiring an in-office presence.
What You’ll Do
Assist with upkeeping Managing Director’s calendar by booking both internal meetings, client lunches and booking flights and hotels for business trips.
File expense reports for the Managing Director.
Prepare various forms to ensure internal due diligence and external compliance with real estate boards.
Assist the Director of business operations with filing and filling various confidential documents.
Maintain a detailed database of current and prospective sponsorships to allow tracking of sponsorship benefits, costs and events.
Assist with coordinating various external events.
Act as a backup for reception (i.e. greeting visitors, redirecting phone calls, managing the reception and conference room areas).
Other tasks may be assigned.
What You’ll Need
Bachelor’s degree in relevant field, or 1-2 years of experience of providing administrative support to multiple professionals.
Fully bilingual, written and spoken.
Strong knowledge of Microsoft Office products.
Client focused approach, and strong organizational skills.
Rigorous work ethic and sense of confidentially, ensuring all sensitive information is handled with discretion and integrity.
CBRE is committed to being an organization that celebrates diversity as a strength, where people have access to equitable opportunities and management fosters inclusion. Employees have the freedom to be authentic and are empowered at work.
CBRE, Inc. is an Equal Opportunity and Affirmative Action Employer (Women/Minorities/Persons with Disabilities/US Veterans)